me-Rapat dan me-Repet, menghindari Repot n Repeat

Secara singkat dapat dikatakan bahwa rapat, adalah pertemuan para anggota organisasi/ perusahaan
[para staf pegawai] untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan kepentingan organisasi/ kantor/
perusahaan.

Seorang pemimpin tidak akan begitu saja mengadakan rapat. Ia perlu mengadakan rapat apabila:

1. Pemimpin memerlukan sumbangan pemikiran atau pendapat dari para stafnya atau para
   pembantunya, karena pemimpin tidak mau mengambil keputusan secara sepihak
2. Materi yang akan dibicarakan dibicarakan bersifat rahasia, sehingga pemimpin berpendapat
   bahwa materi itu tidak tepat apabila melalui saluran administrasi pada umumnya
3. Masalah yang merupakan subject matter tidak dapat dipecahkan melalui saluran administrasi,
   karena masalah itu harus segera dipecahkan
4. Pemimpin bermaksud memberikan kesempatan kepada para bawahan untuk memberikan
   saran-saran, pendapat secara langsung kepada pemimpin terhadap suatu masalah yang
   berhubungan dengan kepentingan bersama
5. Ada masalah yang jelas dan harus mendapat penyelesaian melalui rapat
6. Telah diputuskan oleh pimpinan agar diselenggarakan rapat atau telah tiba saatnya untuk
   diselenggarakan rapat secara berkala [Wursanto 1990 : 137]

 Rapat dapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung pada segi peninjauannya.
1.  Menurut tujuannya, rapat dapat dibedakan menjadi :

• Rapat penjelasan,  ialah rapat yang bertujuan untuk memberikan penjelasan kepada para
  anggota, tentang kebijakan yang diambil oleh pimpinan organisasi, tentang prosedur kerja atau
  tata-cara kerja baru, untuk mendapat keseragaman kerja
• Rapat pemecahan masalah bertujuan untuk mencari pemecahan tentang suatu masalah yang sedang dihadapi. Suatu masalah dikatakan sebagai  problem solving  apabila masalah itu pemecahannya berhubungan dengan masalah-masalah lain, saling mengait. Masalah itu demikian sulitnya, demikian ruwetnya karena keputusan yang akan diambil akan mempunyai pengaruh atau akibat terhadap masalah yang lain.
• Rapat perundingan,  yaitu rapat yang bertujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak saling merugikan kedua belah pihak.

2.  Menurut sifatnya rapat dibedakan menjadi :

• Rapat Formal, yaitu rapat yang diadakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, menurut ketentuan yang berlaku, dan pesertanya secara resmi mendapat undangan
• Rapat Informal, yaitu rapat yang diadakan tidak berdasarkan suatu perencanaan formal, dan dapat terjadi setiap saat, kapan saja, dimana saja, dengan siapa saja. Rapat informal dapat juga terjadi secara kebetulan, dimana para pesertanya bertemu secara kebetulan, dan kemudian membicarakan suatu masalah yang mempunyai kepentingan bersama.
• Rapat Terbuka, yaitu rapat yang dapat dihadiri oleh setiap anggota. Materi yang dibahas bukan masalah yang bersifat rahasia.
• Rapat Tertutup, yaitu rapat yang hanya dihadiri oleh peserta tertentu, dan biasanya yang dibahas menyangkut masalah-masalah yang masih bersifat rahasia.

Selain kita mengenal berbagai macam rapat seperti yang telah diutarakan di atas, kita masih mengenal
satu jenis rapat yaitu yang dinamakan rapat kerja. Istilah-istilah lain yang mempunyai pengertian yang
sama, ialah rapat dinas, musyawarh kerja.
Rapat kerja ialah pertemuan para karyawan/ pemimpin yang membahas hal-hal yang berhubungan
dengan pelaksanaan tugas suatu instansi. Suatu rapat atau pertemuan dapat disebut sebagai rapat kerja
apabila mempunyai ciri-ciri sebagai berikut :
1.  Adanya tujuan pertemuan itu,
2.  Adanya pimpinan dan kelompok peserta dalam pertemuan atau rapat itu.
3.  Adanya tukar menukar pendapat di antara para peserta rapat,
4.  Tidak ada pidato-pidato


Terlepas dari istilah yang dipergunakan, apakah itu dinamakan rapat kerja atau rapat dinas atau istilah
lain, suatu pertemuan dikatakan rapat apabila :
1.  Dalam pertemuan itu dibicarakan suatu masalah yang berhubungan dengan tujuan organisasi,
dan harus dipecahkan secara musyawarah.
2.  Setiap peserta harus berpartisipasi aktif
3.  Pembicaraan harus bersifat terbuka, tidak ada prasangka atau praduga yang bersifat negatif
diantara para peserta.
4.  Adanya unsur pemimpin dalam suatu pertemuan, yang memberikan pengarahan, bimbingan terhadap jalannya pertemuan.